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Come preparare le slide per una presentazione efficace

PRESENTAZIONE aziendale efficace

10-20-30: così consiglia Guy Kawasaky, ex responsabile marketing di Apple e innovatore seriale della Silicon Valley. Il suo metodo per la preparazione di presentazioni Power Point (o Keynote) efficaci è molto semplice e schematico ma estremamente preciso. Perché le slide sono uno strumento potentissimo ma solo se utilizzato bene, altrimenti rischiano di diventare un elemento di distrazione o confusione che non vi aiuterà nella presentazione della vostra idea o del vostro progetto.

10: Il numero delle slide

Secondo Kawasaky 10 slide sono più che sufficienti a presentare qualsiasi tipo di iniziativa, che si tratti di una nuova macchinetta del caffè o di una innovativa tecnica di estrazione del carbonio. Lo schema è universale e sequenziale, perché ogni slide deve corrispondere a:

  • Titolo
  • Problema
  • Soluzione
  • Business model
  • Componente magica/irrazionale
  • Marketing e vendite
  • Competitors
  • Team
  • Proiezioni
  • Stato attuale e piano di sviluppo

20: I minuti di durata della presentazione

Non si scappa: 20’ è il tempo massimo per presentare il vostro progetto. Un tempo giusto per essere esaustivi ed efficaci, una durata che consente all’interlocutore di mantenere viva l’attenzione e sorbire appieno i concetti che vogliamo trasmettergli.

30: La grandezza del font nella singola slide

Un font molto grande quindi, che la maggior parte di noi usa per i titoli. Kawasaki lo suggerisce prima di tutto perché, mediamente, molti dei nostri potenziali interlocutori portano gli occhiali o comunque sforzano parecchio la vista (immaginiamo di trovarci in ambiente “office”, in cui tutti passiamo molto tempo davanti a uno schermo), in secondo luogo perché se il font è così grande lo spazio è ridotto, e se lo spazio è poco siamo costretti ad essere essenziali e netti nelle cose che diciamo, il che aumenta notevolmente la potenza esplicativa della nostra presentazione. Kawasaki sostiene che usando il font 30 noi inseriremo nelle slide esclusivamente “the core of the message”, mentre se abbiamo esigenza di inserire testo di dimensioni minori significa che non conosciamo abbastanza bene la nostra materia di discussione da essere capaci di renderla comprensibile con poche parole.

Non dobbiamo avere necessità di leggere le slide per raccontare quello che facciamo o che vorremmo fare: il testo dietro di noi deve essere solo un canovaccio di appoggio al nostro discorso, deve focalizzare i punti chiave della nostra proposta, non raccontarla nel dettaglio.

Ricordate Steve Jobs in dolcevita nero che presentava l’ultimo iPhone? Con poche semplici parole riusciva a smuovere folle oceaniche dal proprio divano per uscire e andare ad acquistare l’ultimo nato in casa Apple.

Beh, se guardiamo a lui e a Apple come esempio di presentazioni efficaci, possiamo notare alcune cose interessanti:

  • In ogni slide c’è sempre e solo un concetto. Non di più, non più in dettaglio, non con ulteriori specificazioni. Un solo concetto chiaro e comprensibile
  • Usare il linguaggio visivo per trasmettere dati. Spazio quindi a infografiche, rappresentazioni visuali semplici di dati complessi. I numeri sono di difficile comprensione se presi per quello che sono, vanno piuttosto tradotti in concetti comprensibili e coinvolgenti per un essere umano
  • Evitare gli elenchi puntati. Nelle slide non sono necessari e richiedono a chi ascolta uno sforzo di comprensione ulteriore rispetto al concetto principale, che è deve rimanere i focus su cui far concentrare l’ascoltatore
  • Considerare che 10 minuti è il tempo massimo di concentrazione per chiunque: se andate a rivedere le presentazioni di Steve Jobs noterete che puntualmente dopo 10 minuti dall’inizio del suo discorso introduce un secondo speaker sul palco, proprio perché sa che la concentrazione dei suoi interlocutori si è esaurita, ed è meglio cambiare speaker e argomento.

Per noi italiani è difficile essere così sintetici: la nostra lingua è complessa e piena di sinonimi e sfumature; ma se siete una startup e avete un’idea imprenditoriale, o anche se siete un project manager e vi capita spesso di presentare progetti e metodologie di lavoro a diversi interlocutori, allora conviene tenere presente queste semplici regole che possono aiutarvi ad essere più efficaci nella presentazione delle vostre slide e a far arrivare meglio concetti, richieste e istruzioni.

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