Conservazione elettronica sostitutiva: cos’è (H1)
Per conservazione sostitutiva, si intende una procedura informatica a valore legale, regolamentata pertanto dalla legge italiana, che garantisce nel tempo la validità legale di un dato documento informatico che viene considerato a tutti gli effetti una rappresentazione di atti o fatti equiparabile a un originale cartaceo (delibera CNPA n. 11/2004).
Questa conservazione digitale “a norma” equipara pertanto, sotto certe condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici, permettendo alle aziende e alla Pubblica Amministrazione di avere un forte risparmio sui costi di stampa, di archiviazione e di conservazione sul breve e lungo periodo. La grande utilità dell’applicazione della conservazione sostitutiva, soprattutto dal punto di vista aziendale, è riscontrabile nell’archiviazione di quei documenti che necessitano, per motivi pratici o di legge, di essere conservati per un periodo di tempo lungo, come ad esempio le fatture che, così registrate, saranno anche accessibili e fruibili con tempistiche nettamente inferiori rispetto a quelle necessarie per una normale consultazione di documenti cartacei.
Una conservazione digitale implica quindi sostituire in toto i tutti i documenti cartacei con i loro equivalenti in formato digitale, che vengono “bloccati” nella forma, nel contenuto e nel tempo grazie alla firma digitale e alla marca temporale. Infatti, è proprio grazie all’applicazione della tecnologia della firma digitale che è possibile oggi dare la paternità e rendere immodificabile un documento informatico, affiancata poi ovviamente dalla marcatura temporale che permette la datazione certa di un qualsiasi documento digitale prodotto.
Diversamente dal cartaceo, la conservazione digitale dei documenti si serve di soluzioni informatiche opportunamente articolate, che possano assicurare non solo il mantenimento del contesto archivistico e del valore giuridico di riferimento dei documenti, ma anche il mantenimento delle caratteristiche di integrità e autenticità, nonché la fruibilità e la leggibilità dei documenti informatici oggetto di conservazione.
È bene ricordare, inoltre, che grazie alla conservazione digitale è possibile produrre documenti che siano digitali già sul nascere, evitandone quindi la produzione cartacea ed eliminando fisicamente archivi di grandi dimensioni, abbattendo i costi di produzione e di gestione, risparmiando tempo prezioso.
Conservazione digitale: come si fa (H2)
Nello specifico, il processo di conservazione elettronica sostitutiva deve considerare la cosiddetta “bit preservation”, cioè la capacità di preservare i bit come erano stati originariamente registrati, ma soprattutto la “logical preservation”, intesa come la possibilità di comprendere e utilizzare anche in futuro le informazioni contenute nel documento. Questo processo può essere suddiviso in tra fasi principali:
- Versamento
- Archiviazione
- Distribuzione
Colui che produce la documentazione digitale da conservare consegna il pacchetto di versamento, contenente tutti i documenti che devono essere riversati nel sistema, al responsabile della conservazione che lo prende in carico e che ne verifica i requisiti tecnici e normativi, generando poi un rapporto di versamento e procedendo quindi alla fase di archiviazione, quella fase di avvio vero e proprio del processo di conservazione, che deve anche tener conto della eventuale successiva distribuzione, ovvero della garanzia di ricevere una risposta immediata da parte del sistema ad una possibile richiesta, ricerca e fruizione da parte degli utenti dei documenti archiviati.
Questo sistema, in ogni sua fase distinta, ha lo scopo di garantire sempre e comunque i criteri di integrità, autenticità, leggibilità, affidabilità e reperibilità dei documenti conservati.